All’interno di un’azienda, poter contare su un’organizzazione ben strutturata della documentazione è un aspetto da tenere in considerazione in quanto è una condizione necessaria per svolgere il proprio lavoro in modo efficiente e performante.
È un vero e proprio processo che prende il nome di Gestione Documentale e si basa essenzialmente sulla digitalizzazione delle diverse fasi operative al fine di avere una piattaforma aggiornata e potenzialmente accessibile a tutti gli utenti del sistema.
Di conseguenza, si ottiene un beneficio a livello di fruibilità, gestione e funzionalità in quanto, un vantaggio collegato di cui l’Azienda può avvalersi, è legato alla semplificazione delle procedure, snellendo così il carico di lavoro e riducendo i tempi di attesa.
Una soluzione di questo tipo permette anche di eliminare le barriere spazio-temporali essendo essenzialmente un portale condiviso e, quindi, accessibile in qualunque momento e in qualsiasi luogo.
Verrebbe da pensare, a questo punto, alla Sicurezza dei dati e delle informazioni Aziendali: si è più esposti a rischi quali perdite, cancellazioni involontarie, fuga di dati o simili? Niente affatto. Questo processo ha un alto valore in termini di sicurezza, offrendo una maggior tutela nel rispetto delle normative europee attualmente vigenti in materia di privacy.
Come procedere per organizzare un sistema gestionale efficiente
Per poter organizzare in modo fluido e snello il flusso documentale in azienda, è necessario sicuramente avere a disposizione o integrare un’infrastruttura in grado di sfruttare l’applicazione di sistemi integrati e condivisi in cloud, quindi, introdurre la piattaforma di Gestione Documentale più adatta alla propria attività.
La scelta dovrebbe ricadere su una soluzione flessibile e modulare che consenta una personalizzazione in base alle specifiche esigenze di settore e che garantisca anche una scalabilità nel corso del tempo. La soluzione da preferire è quella che coglie appieno i potenziali benefici per il proprio business.
Grazie al processo di Gestione Documentale, i dati vengono raggruppati in un unico ambiente, evitando che vengano dispersi o invalidati. La possibilità di lavorare da remoto, sfruttando un’architettura documentale in cloud, permette di raggiungere una maggiore continuità lavorativa, anche quando non è possibile essere fisicamente presenti sul posto di lavoro.
Ciò significa avere anche la possibilità di firmare e validare i documenti , monitorando con sempre maggior efficienza e rapidità l’intero flusso di gestione dei documenti e dei dati in essi contenuti.
Tra i brand più affermati per aver introdotto e proposto al mercato sistemi di gestione documentale semplificata, uno in particolare ha lanciato sul mercato gli scanner per l’ufficio in grado di acquisire rapidamente i documenti, convertendoli in formato digitale. L’obiettivo è quello di fornire un supporto in grado di facilitare l’accesso ai documenti, limitando così il rischio di perdite di dati anche potenzialmente sensibili.
Ma come dicevamo, sono diversi i brand importanti che hanno compreso l’importanza della gestione documentale semplificata, mettendo sul mercato piattaforme funzionali per semplificare l’intero processo di gestione, con tutti i vantaggi visti prima.
La soluzione è adottabile in vari contesti, quali, ad esempio:
- medico-sanitario: le cartelle cliniche contengono molti dati sensibili che necessitano di essere consultati con rapidità e precisione assoluta;
- legale: il flusso documentale, in questo caso, prevede l’acquisizione di una mole di dati molto elevata, spesso ricca di elementi fotografici;
- formativo: tutte le informazioni riguardanti il percorso di ogni singolo studente possono essere integrate con maggiore velocità;
- finanziario: creazione di un archivio sempre aggiornato con le transazioni dei clienti.
A chi rivolgersi?
Stai valutando la Gestione Documentale per la tua Azienda ma non sai quale soluzione sia la più adatta al tuo business? Oppure, non hai ancora chiari i vantaggi che ti può portare ma senti il bisogno di un cambiamento nella gestione dei dati e, soprattutto, la loro gestione?
Come Asystel Italia SpA – partner tecnologico di molte realtà italiane – mettiamo a disposizione la nostra expertise per una consulenza in ambito di gestione documentale di tipo digitalizzato.
L’obiettivo è permettere al Cliente di avere un flusso dei dati aziendali notevolmente semplificato e velocizzato, aumento dei profitti grazie anche ad una diminuzione dei costi necessari per il controllo di tutte le informazioni presenti in ogni singolo file.
Grazie a una profonda conoscenza nella digitalizzazione informatica, il nostro Team ti fornirà una soluzione su misura per il tuo business, la cui efficienza sarà tangibile non solo nel breve periodo ma anche a medio e lungo termine.
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